こんにちは！
めぐぺ。です。
今日は、気持ちのいい青空！
私は、「雲ひとつない真っ青な空」「お日様キラキラ」が大好きなのですが、ちょっと気分が冴えないな〜という時は、自分の好きなもののことを思い出すといいそうです。
動画でも少しお話しましたが、人の脳って不思議なもので、自分がいつも考えていることを集めるようになっているんですって。だから。マイナスなことばかり考えているとマイナスなことが、プラスなことが多いとプラスなことが目の前に現れるようになるんだとか。人間の神秘の話が好きなので、つい前のめりで話を聞いてしまいます。
さて今回は、PRESIDENTに掲載されていた記事から、ビジネスメールの書き方を覚える上でのステップを話題にしてみました。
基本、「情報は自分が欲しいものを欲しい時に自分で選ぶ」というスタンスですが、「アウトプットするためにはやはりインプットはできるだけ多くする必要がある」と感じたので、近頃はインプットするソースを広げています。
しっかりアンテナを立てておくと、興味のあるものは自然に集まって来るところが、さすが脳！
ビジネスメールを覚える最初のステップ①：周りのコピー
私も、最初にビジネスメールをすることになったのは、営業事務の仕事に就いた時でした。
ちょうど前後にCPAの勉強をしていて、その中で英語の文章の書き方を学んでいたので、さほど苦労はしなかったように思います。ちなみにCPAでは、現在は日本でもパソコン受験が可能になったり受験科目が組み替えられたりしていますが、私が受験したのは筆記試験からパソコン受験に切り替わる前。
試験内容は、会計・財務・監査・商法の4教科。初回はまず全教科を受験するのがルール。そのうち2教科が合格点を超えていても、残りの2教科が規定のラインを超えていないと合格が認められませんでした。1教科あたりの試験時間は短くても3時間程度、長いものでは4時間半。選択問題だけでなく、エッセイもありました。あまり慣れていないエッセイに対応するため、問題集のエッセイ文章を何度もとにかく紙に書く。そらで言えるようになるまで練習しました。
問題の中に英語メールがあったかどうかの記憶は定かではありませんが、ビジネスメールを書くこと自体に抵抗はありませんでした。英語特有の「結論から書く」というルールも、十分身体が覚えていたように思います。
ただ、実際に仕事で書いたことがなかったので、必要な用語や周りの人達がどのようなメールのやり取りをしているかは、使ってみないとわかりません。そこで、最初はccでメールを落としてもらい、徐々に慣れていきました。
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【よく使われていた表現】
Please check the attached file.
添付ファイルをご確認ください。
Let me know if you have any questions.
質問があればお知らせください。
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上記は、どの職場でもよく使われていた表現です。
一番オーソドックスと言えばそうかもしれません。大抵の場合、商品の発注や分析データやその他資料などの添付をし、それに対しての説明等を書き添えてメールしていました。
最初は、「なるほどねー、そうやって書くのかー」と興味深々で見ていました。初めて自分がメールを書くとなった時は、なんだか嬉しくてくすぐったい感じがしたのを覚えています。この段階では、他の人のメールをほぼそのままコピーして送ることが多かったです。
ビジネスメールを覚える最初のステップ②：自分なりのカスタマイズを加える
メールでのやり取りもだんだん慣れてくると、「いつも同じ表現ではつまらない」と思うようになりました。お笑いでもドラマでも、毎回同じ話題、同じ展開だと飽きてくるのと同じです。
そこで、自分なりに変化をつけるようにしました。試したのは次の通り。
・現地の人（アメリカ、カナダ、オーストラリアなど）からの返信の中で、気に入った言い回しや使えそうな表現を使ってみる
・会社の中で、比較的英語力が高い人のメールの文言をまねして使ってみる
・ネットや雑誌、ビジネスメールについての本などからよさそうな表現を書き出しておいて、メールをする時に入れてみる
同じような内容のメールだと、つい同じ文言を使ってしまって変わり映えしません。
意識していなければそのまま終わってしまいがちですが、こなれた感じの文章を書けるようになりたいと思うなら、ほんの少しのことでも自分なりのカスタマイズをすることをおススメします。
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プラスで使った表現
To whom it may concern
ご担当者様
Should you have any questions, please let me know.
質問があればお知らせください（倒置法）
I will be happy if you can ...
〜してもらえるとありがたいです
Keep me posted!
新しい情報があれば教えてください
There are ◯◯◯ reasons why ...
〜の理由には◯◯◯（数字が入る）の理由があります。
First...., Second..., Third..., In my conclusion, ....
ひとつ目の理由は、、、ふたつ目は、、、等の理由を述べる言い方
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これらも、何度か使っていると「いつもの表現」になっては来ます。毎回ではなくひとつおき、何回かに一度にするなど、間をあけてみることで新鮮さを保つことができます。
また、日本の季節のことやなどもひとこと程度入れてみるのも、事務的な文面も少し華やかになります。例えば、桜が咲いてきれいです、とか、気温が◯◯度を超えて熱いですとか。長々書くと、そもそものメールを書いていた意図がぼやけるので、あくまで1文2文に抑えておきましょう。
あまり関わりのない人だと書きにくい場合もありますが、何度もやり取りがある人の場合は、親近感を持てたりして、次にメールをするのが楽しみになることもありました。
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◆まとめ◆
・英語でのビジネスメールの書き方を学ぶには、まず周りの人（社内、取引先含め）の文面をまねることからはじめるのが近道！素直に吸収しましょう。
・ひと通り基礎表現を覚えたら、自分なりのカスタマイズをする。ウィットに富んだ表現や自分なりの味を加えれば、周りと差をつけることも可能！
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いかがでしたか？
今回は、PRESIDENTに掲載されていた記事を元に、私の実際のビジネスメールの経験談も併せてお話しました。
普段書いている文章があまり変わり映えしない、どう書いていいかわからないという方は、ぜひ試してみてくださいね！
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